Lotus Notes系统客户端的安装、使用与维护

1　Lotus Notes的特点
Lotus Notes(Domino/Notes)是目前最为先进的通信处理软件和群件产品。该软件不仅全面实现了对非结构化信息的管理和共享，而且具有内涵强大的工作流软件开发环境。它采用了网络技术、文档数据库技术和安全技术，将多种功能集合成一体，是一个已经在世界范围内得到了广泛应用的构造办公自动化系统的首选平台。
2　Lotus Notes客户端的安装
Lotus Notes客户端程序可以在WINDOWS 9X／2000／XP等操作系统下安装，以江西省气象局Lotus Notes系统为例，具体安装步骤如下：
（1）确定客户端和Notes服务器之间能够以TCP/IP协议正常通信。可以在DOS提示符下输入：ping 172.XX.XXX.X -t来检查网络是否通畅。
（2） 建立hosts文件，解析Notes服务器的IP地址和名称。在WINDOWS 9X的工作目录下（一般为c:\windows）建立hosts文件。用记事本打开c:\windows\hosts.sam文件，在最后加上１行: 172.XX.XXX.X benc_s,然后另存为hosts(注意将扩展名.sam去掉)，并重新启动计算机。在Windows 2000／XP中,hosts文件一般在c:\winnt\system32\drivers\etc目录下，在最后加上1行:172.XX.XXX.X benc_s。
（3） 向系统管理员申请用户，并得到用户标识符文件（ID文件）。
（4） 插入Notes客户端的安装光盘，光盘将自动运行，或运行光盘上\clinets\w32intel\setup.exe 文件，根据提示开始程序安装。程序默认安装在c:\lotus目录下，用户可以改变默认安装路径。
（5） 第一次运行Lotus Notes的设置。运行Lotus Notes程序，根据提示选择下一步操作，在Domino服务器名称中输入“benc_s”，也可输入服务器IP地址，在有关用户信息中，选择从文件中读 取用户标识符，输入口令。当弹出“已完成Notes设置！”窗口后，客户端程序安装设置结束，可以投入使用。
3　Lotus Notes客户端的常用操作
3.1　登录方法
使用Lotus Notes系统之前需要登录，进行用户身份验证。系统会弹出对话框提示用户输入口令。用户输入口令的时候，系统自动将输入的密码以长短不一的X字符显示， 保证密码长度不被泄露。输入口令时注意字母的大小写。用户在通过了身份验证之后就能进入Lotus Notes系统主界面了。如果输入错误的口令系统将给出提示。
3.2　发送邮件
3.2.1　输入收件人地址
系统中传送邮件、公文、邀请或指派任务安排时均需要输入收件人的地址，输入邮件地址的方法有2种：一是直接写入用户地址；二是通过系统提供的公用通讯录选 择用户地址，即在左侧的方框中选择用户，按中间的“收件人”、“抄送”或“密送”按钮，使之列入右侧的方框中，按“确定”即完成地址输入选择。系统公共通 讯录中“CMA's Address Book”是全国气象部门的邮件地址，“nmc的通讯录”是国家气象中心的邮件地址。
３.2.2　引入文件
建立文档时可以通过系统中的“引入”操作按钮插入一些其它格式的文件，类似 Word 中的插入文件功能。进行引入操作时首先要将光标定位在输入域中，单击“引入”操作按钮，在弹出的界面中选择要引入的文件名，按“引入”确认。也可以用复制 —粘贴的方式。例如，要将Word制作的表格引入Notes的办公文件中，可以在 Word 中复制表格后直接到正文中进行粘贴。
3.2.3　添加附件
如果要为建立的文档添加附件，可选择菜单“文件”中“附加”按钮，系统将显示1个“创建附件”对话框，在对话框中选择合适的文件作为邮件的附件，确认即可。
对于带有附件的文件，可以根据需要查看、启动或拆离。双击附件或单击鼠标右键，出现选择对话框。其中“查看”是指在Notes中阅读文件，“启动”是指使用附件文件格式的软件来打开文件，“拆离”可以使用户保存认为有价值的文件。
如果需要传递1个供用户再次编辑的文件，最好采用附件的方式。
3.3　切换用户标识符
通常，每个用户的计算机上只有1个用户标识符。如果因为工作需要，某些用户要用不同的标识符登录系统，则要进行切换用户标识符的操作。切换用户标识符操作 方法为：首先在[文件]菜单中选择“工具”/“切换标识符”；然后从弹出的对话框中选择需要切换的标识符文件名，并按“确定”，系统将弹出对话框提示用户 输入新的口令。
3.4　选中文件
在做批量删除文件操作之前，选中文件是一个必须的步骤。选中文件有2种方法：一是击文件信息列表中某文件左侧的空白处，二是在左侧空白处用鼠标拖拉以选中多个文件。被选中的文件在左侧的空白处有1个对勾标识。在选中对勾处再次单击鼠标可以撤消选中。
3.5　访问中国气象局政务管理系统
（1） 在[文件]菜单中选择“数据库”/“打开”；
（2） 从下拉列表中选择服务器名称：benc_s/江西/CMA；
（3） 在所显示出的文件及文件夹中，双击oa文件夹，则列表框中显示该文件夹下的文件列表；
（4） 双击CmaMain文件，则进入中国气象局政务管理系统。
3.6　访问中国气象局气象信息共享系统
（1） 在[文件]菜单中选择“数据库”/“打开”；
（2） 从下拉列表中选择服务器名称：benc_s/江西/CMA；
（3） 在所显示出的文件及文件夹中，双击省决策气象服务文件，则进入中国气象局气象信息共享系统。
4　Lotus Notes客户端的常见问题与维护
4.1　安装时出现“无效的TCP/IP Server”提示信息
安装时如果出现“无效的TCP/IP Server”提示信息，通常是因为网络不通引起的。安装客户端程序之前，必须保证客户端和NOTES服务器之间的网络畅通。
4.2　安装时出现“不能改变文件属性”提示信息
若在安装了KILL、瑞星等杀病毒软件的计算机上安装NOTES客户端程序，有时会出现“不能改变文件属性”的出错提示而退出。只要关闭杀毒监控和防火墙程序，即可以顺利安装。
4.3　用户ID到期重新验证的问题
用户ID一般是有使用期限的，用户在到规定期限前３个月，进入NOTES系统时会提示标识符即将到期。此时需要向管理员申请重新验证ID。申请Notes验证字方式为邮件方式，操作步骤如下：
（1） 在[文件]菜单中选择“工具”/“用户标识符”；
（2） 根据提示输入用户口令；
（3） 弹出用户标识符面板，单击“验证字”；
（4） 单击“申请验证字”（在“验证字”窗格中还可以查看创建/过期日期，是Notes还是Internet验证字等信息）；
（5） 在“收件人”框中输入Notes系统管理员名称。如bencadm/江西/CMA@CMA。
（6） 单击“发送”。
Notes系统管理员收到申请验证的邮件，对用户到期的标识符进行验证后，会发送邮件给用户。用户打开管理员验证邮件，在[操作]菜单中选择“接受验证字”，并输入用户口令。如用户标识符到期提示后3个月之内不进行重新验证，该用户将永远无法修复。
4.4　快速删除Notes文档的方法
在NOTES中删除文档时，系统并不把文档马上删掉，通常先打上删除标记，放入“废纸篓”文件夹中，在用户退出程序时询问用户是否将文档永久删除，用户可以选择是否真的删除。这类似于WINDOWS操作系统中的回收站，可防止文档的误删除，但同时也给用户带来了不便，为了快速删除文档，可在打上标记后按F9键刷新，或者直接用剪切功能将文档直接删除。
邮件数据库的管理者是用户自己，用户应该经常清理，避免服务器中邮件数据库的无限制膨胀。